سیستم فایلینگ اداری چگونه موجب افزایش بهره وری کارکنان می‌شود؟
رعایت نظم و انضباط از اصول مهم و اولیه در هر محیط کاری است. وقتی کارکنان منظم باشند، سریع‌تر به مسئولیت‌هایی که بر عهده آنها گذاشته شده است، رسیدگی خواهند کرد.
وقتی همه چیز سر جای خودش قرار بگیرد و آشفتگی در محل کار وجود نداشته باشد، کارمندان خواهند توانست امور اداری را به خوبی پیش ببرند. به ویژه در محل‌هایی که تعداد زیادی پرونده موجود باشد، ایجاد نظم دسترسی به آنها را آسان‌‌تر و سریع‌تر می‌کند.
در برخی از محیط‌ها که کارکنان مجبور به درست کردن پرونده برای هر موضوع یا ارباب رجوعی هستند، ولی جای درستی برایشان ندارند، مجبورند آنها را روی میز بچینند. در مواقعی آنقدر پرونده روی میز چیده می‌شود که به سختی کارمندی که پشت میز مشغول کار است قابل رؤیت است.
سیستم‌های فایلینگ با هدف برقراری نظم در محیط‌های اداری تولید شده‌اند که به طور قطع موجب بالا رفتن و افزایش بهره وری کارکنان خواهند شد.
اتاقی را در نظر بگیرید که پر از کاغذ و پرونده است که هیچ کدام سر و سامان درستی ندارند. آشفتگی بیرون بی شک بر ذهن افراد نیز تأثیر می‌گذارد و روند کار و پیشرفت را کند می‌کند. ممکن است که کارمند تمام کارها را انجام دهد، ولی حتماً فشار زیادی را تحمل خواهد کرد و در طولانی مدت بر کارایی او تأثیر خواهد گذاشت.
وقتی همه چیز سر جای خودش باشد، در زمان پاسخ گویی به ارباب رجوع با خیال راحت پرونده مورد نظر پیدا می‌شود و کار او راه خواهد افتاد.
از موارد مهم دیگری که باید به آن اشاره کرد این است که وقتی شما منظم و مرتب باشید و کار ارباب رجوع را به موقع انجام دهید، آنها به راحتی می‌توانند به شما اعتماد کنند. جلب اعتماد مراجعه کنندگان و مشتری مداری از اصولی است که شما را در پیشرفت کارتان یاری می‌رساند.
مزایا و معایب سیستم فایلینگ اداری
در اداره‌ها و سازمان‌های دولتی و همچنین خصوصی که تعداد کاغذهای یک پرونده کم است، برای یک‌دست و هم شکل بودن پرونده‌ها و دسترسی به آن به طور مستقیم از پوشه‌های ویژه استفاده می‌شود. این پوشه‌ها بدون نیاز به قرار گرفتن در زونکن روی طبقات سیستم‌های فایلینگ قرار داده می‌شوند که به این ترتیب امکان دسترسی آسان به آنها وجود دارد.
سیستم‌های فایلینگ انواع و اقسام متفاوتی بسته به کاربردشان دارند. با سیستم تجهیزات بایگانی ریلی فلزی و یا کمد بایگانی متحرک شما قادر خواهید بود پرونده‌های زیادی را بایگانی کنید. با استفاده از کمدهای ریلی شما تنها به پرونده مورد نیاز خود دسترسی خواهید داشت و دیگر لازم نیست زونکن را از داخل کمد خارج کنید.
از معایب آن نیز می‌توان به نبود امکان استفاده هم زمان از زونکن اشاره کرد. همچنین، حجم بایگانی در هر پرونده محدود است.
علاوه بر اینها استفاده از سیستم فایلینگ موجب زیباتر شدن محیط نیز می‌شود. همین که تعدادی کاغذ اضافه و پرونده روی میز نباشد، بخش مهمی از زیبایی میز کار تأمین می‌شود. با سیستم‌های فایلینگ نه تنها پِرت مکان کمتری خواهید داشت، بلکه پِرت زمان کمتری هم در ساعات اداری دارید و زمان خیلی کمتری را برای پیدا کردن یک پروند صرف خواهید کرد.
روان شناسان معتقدند افرادی که منظم هستند ذهن منظمی دارند و افراد بی نظم ذهنشان آشفته است. اگر می‌خواهید دیگران به سادگی متوجه نشوند که ذهن شما آشفته است، سریع‌تر دست به کار شوید و به محیط پیرامون خود نظم ببخشید.
اگر شما هم بعد از خواندن مقاله به این فکر افتاده‌اید که برای نظم بخشیدن به محیط کار خود و بهره وری بیشتر برای خود سیستم فایلینگ تهیه کنید با گروه صنعتی آفن تماس بگیرید. این مجموعه با انواع فایل اداری با نام‌هایی مانند البای، مانترا، اورامان، آلپ، برانز و کردنزای آسترو در خدمت شما عزیزان است.